Les personnes en charges des activités culturelles au sein des CE ou CSE en entreprise (CE/CSE) sont confrontées à des difficultés concrètes : trouver des idées sorties, récolter les demandes, trouver les billets, distribuer, gérer les subventions… Sans prendre de risque!

Il existe pourtant des services de billetterie internes proposés par des InterCE, mais celles-ci ne répondent à pas tous les besoins du CE. Les salariés accèdent le plus souvent à un catalogue exhaustif des grandes billetteries mais chaque salarié est “livré à lui même” pour faire son choix. 

En somme, les salariés surfent sur la billetterie interne (comme ils le feraient sur une autre billetterie grand public). Ce système très autonome convient très bien dans certains cas et certains besoins, mais ne répond pas au besoin des CE qui souhaitent des à la fois des prix négociés, des placements spécifiques, du conseil sur mesure, des délais de paiement…

Il est judicieux de proposer en plus de ce service une valeur ajoutée supplémentaire (sans mise en place technique) avec un service de conciergerie comme Fan-Privé CE, qui répond à chaque demande de manière personnalisée.  

Certains CE ou CSE ne jurent d’ailleurs que par ce type de service, même si c’est plus exigeant en terme pour les chargés des affaires culturelles au sein du CE/ CSE, puisqu’ils doivent faire l’effort de se renseigner auprès des salariés pour connaître leur souhait puis se charger de l’achat et de la distribution des billets de spectacles.

Fan-Privé: la billetterie facile pour les CE

Si vous choisissez de vous impliquer dans la gestion des commandes, voici quelques conseils de Fan-Privé CE (aide à la réservation de billets pour les CE) pour réussir votre vente de billetterie en entreprise. Le but de Fan Privé est de faciliter l’achat de places de spectacles et vous garantir un résultat qui va satisfaire vos bénéficiaires.

Sonder au maximum les salariés en amont

Pour connaître les demandes de vos bénéficiaires, vous pouvez organiser un sondage interne, via Google Forms par exemple en utilisant les formulaires. Cet outil gratuit vous permettra de recevoir rapidement les différentes demandes par email, sans aucune connaissance informatique. Il existe d’autres outils de sondage tels que Typeform, qui reste gratuit jusqu’à 100 réponses par mois.

Trouver des idées de sorties, concerts, théâtre, expo…

Il n’est pas toujours aisé, quand on est au CE de dégager du temps pour suivre l’actualité culturelle afin de proposer des sorties aux bénéficiaires, ou encore de trouver des offres (tarifs réduits, promotions, exclusivités….). Abonnez-vous aux newsletter de médias spécialisés comme Concertlive.fr, Télérama, le Figaro,Le Monde… pour l’actu concert et culturelle ou encore le Fan Privé pour suivre les bons plans exclusifs pour les CE. Suivez également l’actualité locales (presse locale). Mais le plus difficile est d’être informé avant tout le monde des offres pour avoir les avantages (places de qualité, tarifs réduits, disponibilités). Contactez-nous pour demander conseil à ce sujet.

Trouver le fournisseur CE qui va vous simplifier la vie

Une fois que vous avez identifié des besoins spécifiques pour vos bénéficiaires, vous pouvez passer à une phase plus proactive de proposition en orientant votre sondage interne vers un spectacle particulier. Attention toutefois à vous assurer que vous pourrez fournir les places en cas de demande. Il vous faut donc commencer par trouver le fournisseur de places de spectacles. Selon les cas, il sera sans doute nécessaire pour bénéficier de tarifs réduits CE d’avoir un minimum de commandes.

Contactez soit le producteur, soit le distributeur de billetterie ou votre agence de réservation CE comme Fan Prive CE (conciergerie). La difficulté pour vous sera de trouver le bon contact, de négocier les prix, et les conditions. Tout cela est très chronophage et la gestion peut s’avérer fastidieuse. C’est pour cela que Fan-Privé CE vous propose de gérer toutes vos demandes de réservation partout en France et vous assurer des meilleures conditions pour vos salariés et votre comité d’entreprise ou d’établissement.

Passer commande sans prendre de risque

Voici une nouvelle difficulté pour vous : comment faire pour ne pas avancer d’argent et prendre le risque de ne pas vendre les billets pré-achetés. Le meilleur moyen est de poser des options d’achat. Cela n’est pas toujours possible, mais pensez à bien demander à chaque commande si ce service est disponible. Les options d’achat vous permettra de bloquer des places pour votre entreprise, sur une durée limitée, tout en conservant la possibilité de ne payer que ce qui sera confirmé par vos bénéficiaires à la fin du délai. Pendant cette période déterminée avec votre fournisseur, vous pourrez annoncer à vos bénéficiaires que les réservations pour un spectacle sont ouverte, pendant une période donnée.

Libre à vous de demander à vos bénéficiaires de payer les billets en amont, ou bien selon votre système de subvention, appliquer le financement à leur compte. L’avantage de cette méthode : en tant que CE vous ne prenez aucun risque financier. Les billets seront sûrs de trouver preneurs et vous gagnez beaucoup de temps (et économisez beaucoup de stress) en ne courant pas après les paiements, ou les acheteurs. Rien de pire pour un CE que de dépenser du budget pour des places de spectacles ou de sortie (parcs, etc) et de voir les places se périmer ne trouvant pas preneur en interne. Si cela vous est déjà arrivé, sachez que c’est très fréquent et que cela refroidit les ardeurs des élus les plus dynamiques. Fan-Privé propose des options sur les billets, et peut adapter les commandes en fonctions de l’évolution de la demande.

Négociez les meilleures places

Voici un point qu’il ne faut surtout pas négliger. Les bénéficiaires sont très attentifs à la qualité du placement en salle. Vos efforts en tant que chargé des activités culturelles et loisirs peuvent être ternis par ce point: vous devez penser à toujours demander les meilleures places dans chaque catégories. Si vous gérez vos commandes en direct, vous souhaitez sans doute que les salariés soient placés ensemble. La plupart des outils de billetterie “self service” ne proposent pas cela, car les placements sont automatisés. Pour avoir le meilleur, il faudra faire un effort supplémentaire, ou bien faire appel à des spécialistes comme Fan Privé, qui demandent systématiquement les meilleurs placements disponibles pour chaque catégories et veillent à ce que vos bénéficiaires soient placés en groupe si besoin est.

Comment acheter des places dans plusieurs villes pour un Comité d’entreprise?

Certains chargés des activités culturelles de CE/ CSE ont plusieurs sites / villes sous leur responsabilité. Ils doivent donc proposer régulièrement des places à tous les bénéficiaires. Il est parfois difficile de trouver les contacts en local pour négocier les places, vérifier la disponibilité etc. Confiez cette mission à Fan Privé CE qui se charge de trouver les places partout en France pour votre CE et ses différents sites.

Avoir des places pour les spectacles à forte demande pour les bénéficiaires

Voici que les salariés montrent un grand intérêt pour un événement dit “à forte demande”… comprenez : “dont les places vont se vendre en quelques heures ou quelques minutes et qui sera complet”. En somme, comment faire pour avoir des places avant tout le monde. Il est possible d’accéder à des prévente groupe ou CE. Bien sûr, il n’est pas toujours aisé d’avoir les contacts pour cela, le volume minimum de commande, ou bien de savoir même que cela est possible. En vous abonnant à la newsletter de Fan-Privé votre CE sera informé de ces possibilités. Vous pouvez bien sûr demander directement si cela est possible et faire une demande en direct. Attention, en cas de prévente, il est impossible de poser des options. Vous devez faire des commandes fermes.

Distribuer les places aux salariés

De plus en plus de billetteries sont dématérialisées et favorisent les e-tickets. L’avantage est que vous avez tout de suite les billets. Pour les distribuer soit vous les imprimez et distribuez aux bénéficiaires; Soit vous leur envoyez par email. Dans ce dernier cas, il vous faudra séparer les billets par lot, ce qui peut être parfois lourd à gérer, en passant par l’option “enregistrer les pages en PDF dans l’option d’impression”.

Attention au marché noir et la revente de billets illégale

Les billets que vous distribuez ne doivent pas être revenus à un prix supérieur que la valeur faciale. Si un salarié revend des billets à son prix de départ -ou inférieur – pour des raisons personnelles, cela ne pose pas de problème. Si ce n’est que le billet ne doit pas “circuler” avant au risque d’être dupliqué. Les billets sont tous équipés de codes barres. Il est impossible de passer deux fois avec le même ticket…gare aux copies, donc.

Pour éviter les abus (revente avec spéculation) Fan privé vous conseille de tenir un tableau interne précis des demandes : nom, prénom, email, téléphone, numéro de billets, prix du billet et de faire savoir au salarié que le billet (ou un groupe de billets) est nominatif . Informez les salariés des risques de la revente, et distribuez les billets le plus tard possible avant l’événement pour limiter les mauvaises pratiques. Dans certains cas de billets faisant l’objet de spéculation, des poursuites peuvent être faites de la part des organisateurs. Bref, un salarié informé ne devrait logiquement pas se lancer dans ce type d’opération.

Comment fonctionnent les subventions de billets culturels

Rien n’oblige le CE ou CSE à rembourser les billets dans le cadre de son activité sociale et culturelle. Votre CE, même sans budget, peut apporter une valeur ajoutée aux bénéficiaires grâce à son pouvoir de négociation ou son réseau de partenaires.

Le CE peut à l’inverse choisir de subventionner les billets de concerts, théâtre, expositions, cinéma… sans limite ou plafond pour les remboursements. La subvention ne peut s’appliquer qu’aux activités culturelles afin d’être exonérées de cotisation Urssaf (cotisations sociales). Un CE qui en a les moyens et la volonté, peut décider de rembourser l’intégralité d’une place de concert, théâtre, billet de musée etc.

Les personnes en charges des activités culturelles au sein des CE ou CSE en entreprise (CE/CSE) sont confrontées à des difficultés concrètes : trouver des idées sorties, récolter les demandes, trouver les billets, distribuer, gérer les subventions… Sans prendre de risque!

Il existe pourtant des services de billetterie internes proposés par des Inter CE, mais celles-ci ne répondent à pas tous les besoins du CE. Dans certains cas, les salariés accèdent à un catalogue exhaustif des grandes billetteries mais chaque salarié est “livré à lui même” pour faire son choix. 

De nombreux CE sont passés à cette solution alléchante: les salariés surfent sur la billetterie interne (comme ils le feraient sur une autre billetterie grand public). Ce système très autonome convient très bien dans certains cas et certains besoins, surtout si le CE n’a pas les moyens de se consacrer à la recherche de places.

Mais le système du « self service » a ses limites et ne répond pas au besoin des CE qui souhaitent des à la fois des prix négociés, des placements spécifiques, du conseil sur mesure, des délais de paiement…

La solution miracle?

Il est ainsi judicieux de proposer en plus de ce service une valeur ajoutée supplémentaire (sans mise en place technique) avec un service de conciergerie de billetterie (assistant de réservation sur mesure) comme Fan-Privé CE, qui répond à chaque demande de manière personnalisée.  

Certains CE ou CSE ne jurent d’ailleurs que par ce type de service, même si c’est plus exigeant en terme pour les chargés des affaires culturelles au sein du CE/ CSE, puisqu’ils doivent faire l’effort de se renseigner auprès des salariés pour connaître leur souhait puis se charger de l’achat et de la distribution des billets de spectacles.

Des conseils pratiques pour les chargés d’oeuvres sociales et mission culturelle des CE et CSE

Si vous choisissez de vous impliquer dans la gestion des commandes, voici quelques conseils de Fan-Privé CE (aide à la réservation de billets pour les CE) pour réussir votre vente de billetterie en entreprise. Le but de Fan Privé est de faciliter l’achat de places de spectacles et vous garantir un résultat qui va satisfaire vos bénéficiaires.

Sonder au maximum les salariés en amont

Pour connaître les demandes de vos bénéficiaires, vous pouvez organiser un sondage interne, via Google Forms par exemple en utilisant les formulaires. Cet outil gratuit vous permettra de recevoir rapidement les différentes demandes par email, sans aucune connaissance informatique. Il existe d’autres outils de sondage tels que Typeform, qui reste gratuit jusqu’à 100 réponses par mois.

Trouver des idées de sorties, concerts, théâtre, expo…

Il n’est pas toujours aisé, quand on est au CE de dégager du temps pour suivre l’actualité culturelle afin de proposer des sorties aux bénéficiaires, ou encore de trouver des offres (tarifs réduits, promotions, exclusivités….). Abonnez-vous aux newsletter de médias spécialisés comme Concertlive.fr, Télérama, le Figaro,Le Monde… pour l’actu concert et culturelle ou encore le Fan Privé pour suivre les bons plans exclusifs pour les CE. Suivez également l’actualité locales (presse locale). Mais le plus difficile est d’être informé avant tout le monde des offres pour avoir les avantages (places de qualité, tarifs réduits, disponibilités). Contactez-nous pour demander conseil à ce sujet.

Trouver le fournisseur CE qui va vous simplifier la vie

Une fois que vous avez identifié des besoins spécifiques pour vos bénéficiaires, vous pouvez passer à une phase plus proactive de proposition en orientant votre sondage interne vers un spectacle particulier. Attention toutefois à vous assurer que vous pourrez bien fournir les places en cas de demande de vos bénéficiaires. Il vous faut donc commencer par trouver le fournisseur de places de spectacles, fiable et efficace. Selon les cas, il sera sans doute nécessaire pour bénéficier de tarifs réduits CE d’avoir un minimum de commandes.

Contactez soit le producteur, soit le distributeur de billetterie ou votre agence de réservation CE comme Fan Prive CE (conciergerie). La difficulté pour vous sera de trouver le bon contact, de négocier les prix, et les conditions. Tout cela est très chronophage et la gestion peut s’avérer fastidieuse. C’est pour cela que Fan-Privé CE vous propose de gérer toutes vos demandes de réservation partout en France et vous assurer des meilleures conditions pour vos salariés et votre comité d’entreprise ou d’établissement.

Passer commande sans prendre de risque

Voici une nouvelle difficulté pour vous : comment faire pour ne pas avancer d’argent et prendre le risque de ne pas vendre les billets pré-achetés. Le meilleur moyen est de poser des options d’achat. Cela n’est pas toujours possible, mais pensez à bien demander à chaque commande si ce service est disponible. Les options d’achat vous permettra de bloquer des places pour votre entreprise, sur une durée limitée, tout en conservant la possibilité de ne payer que ce qui sera confirmé par vos bénéficiaires à la fin du délai. Pendant cette période déterminée avec votre fournisseur, vous pourrez annoncer à vos bénéficiaires que les réservations pour un spectacle sont ouverte, pendant une période donnée.

Ne prenez pas de risque financier

Libre à vous de demander à vos bénéficiaires de payer les billets en amont, ou bien selon votre système de subvention, appliquer le financement à leur compte. L’avantage de cette méthode : en tant que CE vous ne prenez aucun risque financier. Les billets seront sûrs de trouver preneurs et vous gagnez beaucoup de temps (et économisez beaucoup de stress) en ne courant pas après les paiements, ou les acheteurs. Rien de pire pour un CE que de dépenser du budget pour des places de spectacles ou de sortie (parcs, etc) et de voir les places se périmer ne trouvant pas preneur en interne. Si cela vous est déjà arrivé, sachez que c’est très fréquent et que cela refroidit les ardeurs des élus les plus dynamiques. Fan-Privé propose des options sur les billets, et peut adapter les commandes en fonctions de l’évolution de la demande.

Négociez les meilleures places

Voici un point qu’il ne faut surtout pas négliger. Les bénéficiaires sont très attentifs à la qualité du placement en salle. Vos efforts en tant que chargé des activités culturelles et loisirs peuvent être ternis par ce point: vous devez penser à toujours demander les meilleures places dans chaque catégories. Si vous gérez vos commandes en direct, vous souhaitez sans doute que les salariés soient placés ensemble. La plupart des outils de billetterie “self service” ne proposent pas cela, car les placements sont automatisés. Pour avoir le meilleur, il faudra faire un effort supplémentaire, ou bien faire appel à des spécialistes comme Fan Privé, qui demandent systématiquement les meilleurs placements disponibles pour chaque catégories et veillent à ce que vos bénéficiaires soient placés en groupe si besoin est.

Comment acheter des places dans plusieurs villes pour un Comité d’entreprise?

Certains chargés des activités culturelles de CE/ CSE ont plusieurs sites / villes sous leur responsabilité. Ils doivent donc proposer régulièrement des places à tous les bénéficiaires. Il est parfois difficile de trouver les contacts en local pour négocier les places, vérifier la disponibilité etc. Confiez cette mission à Fan Privé CE qui se charge de trouver les places partout en France pour votre CE et ses différents sites.

Avoir des places pour les spectacles à forte demande pour les bénéficiaires

Voici que les salariés montrent un grand intérêt pour un événement dit “à forte demande”… comprenez : “dont les places vont se vendre en quelques heures ou quelques minutes et qui sera complet”. En somme, comment faire pour avoir des places avant tout le monde. Il est possible d’accéder à des prévente groupe ou CE. Bien sûr, il n’est pas toujours aisé d’avoir les contacts pour cela, le volume minimum de commande, ou bien de savoir même que cela est possible. En vous abonnant à la newsletter de Fan-Privé votre CE sera informé de ces possibilités. Vous pouvez bien sûr demander directement si cela est possible et faire une demande en direct. Attention, en cas de prévente, il est impossible de poser des options. Vous devez faire des commandes fermes.

Distribuer les places aux salariés

De plus en plus de billetteries sont dématérialisées et favorisent les e-tickets. L’avantage est que vous avez tout de suite les billets. Pour les distribuer soit vous les imprimez et distribuez aux bénéficiaires; Soit vous leur envoyez par email. Dans ce dernier cas, il vous faudra séparer les billets par lot, ce qui peut être parfois lourd à gérer, en passant par l’option “enregistrer les pages en PDF dans l’option d’impression”.

Attention au marché noir et la revente de billets illégale

Les billets que vous distribuez à vos bénéficiaires ne doivent pas être revenus à un prix supérieur que la valeur faciale. Si un salarié revend des billets à son prix de départ -ou inférieur – pour des raisons personnelles, cela ne pose pas de problème. Si ce n’est que le billet ne doit pas “circuler” avant au risque d’être dupliqué. Les billets sont tous équipés de codes barres. Il est impossible de passer deux fois avec le même ticket…gare aux copies, donc.

Pour éviter les abus (revente avec spéculation) Fan privé vous conseille de tenir un tableau interne précis des demandes : nom, prénom, email, téléphone, numéro de billets, prix du billet et de faire savoir au salarié que le billet (ou un groupe de billets) est nominatif . Informez les salariés des risques de la revente, et distribuez les billets le plus tard possible avant l’événement pour limiter les mauvaises pratiques. Dans certains cas de billets faisant l’objet de spéculation, des poursuites peuvent être faites de la part des organisateurs. Bref, un salarié informé ne devrait logiquement pas se lancer dans ce type d’opération.

Comment fonctionnent les subventions de billets culturels

Rien n’oblige le CE ou CSE à rembourser les billets dans le cadre de son activité sociale et culturelle. Votre CE, même sans budget, peut apporter une valeur ajoutée aux bénéficiaires grâce à son pouvoir de négociation ou son réseau de partenaires.

Le CE peut à l’inverse choisir de subventionner les billets de concerts, théâtre, expositions, cinéma… sans limite ou plafond pour les remboursements. La subvention ne peut s’appliquer qu’aux activités culturelles afin d’être exonérées de cotisation Urssaf (cotisations sociales). Un CE qui en a les moyens et la volonté, peut décider de rembourser l’intégralité d’une place de concert, théâtre, billet de musée etc.

Libre au CE/ CSE de répartir l’aide, en fonction du quotient familial, ou bien de limiter le nombre de places par bénéficiaires.

Vous souhaitez proposer une billetterie concert ou théâtre à vos salariés. Contactez l’équipe de Fan Privé, nous vous accompagnons tout au long de votre démarche. Un conseiller personnel vous suit et répond à vos demande (téléphone, email, tchat).

contact@fan-prive.com et 06 44 67 42 22 ou sur le site https://ce.fan-prive.com (réservé aux CE / CSE)

Libre au CE/ CSE de répartir l’aide, en fonction du quotient familial, ou bien de limiter le nombre de places par bénéficiaires.

Vous souhaitez proposer une billetterie concert ou théâtre à vos salariés. Contactez l’équipe de Fan Privé, nous vous accompagnons tout au long de votre démarche. Un conseiller personnel vous suit et répond à vos demande (téléphone, email, tchat).

contact@fan-prive.com